Ну вообще-то можно было бы использовать Outlook BCM (Business Contact Manager) - это надстройка над Outlook, где єта проблема очень легко решается. Там будут и общие контакты и задачи. Найти прямую ссылку очень сложно (я не нашел) зато есть в осьлике:
<a href="ed2k://|file|Microsoft Outlook 2003 Business Contact Manager {Add-on Installer}.exe|69966480|db77ee36dc564708d065c8d48d74c1b1|">Microsoft Outlook 2003 Business Contact Manager {Add-on Installer}.exe</a>
А вообще ставте нармальную CRM, с разграничениями доступа и прочими фичами...